כל בעל עסק לומד במוקדם או במאוחר שלכל עסק יש גורמים התורמים להצלחתו – התפעול והניהול. תפעול העסק מתייחס לכל הפעולות השיגרתיות הנעשות על מנת שהעסק יעבוד, ביניהן הזמנת סחורה, גיוס עובדים, סידור משמרות ועוד. מהצד השני יש את ניהול העסק מבחינת הכנסת והוצאות, ניהול מלאי ועוד.
לרב בעלי העסקים, יותר קל לנהל את תפעול העסק ואת ניהול העסק הם לרב דוחקים הצידה כך שלאט לאט העסק מתחיל לקרטע.
על מנת להצליח בניהול עסק לפני שצצות הבעיות, מומלץ להכיר וגם ליישם את העקרונות הניהוליים הבאים:
עבודה על פי תוכנית עסקית
התוכנית העיסקית היא המפתח לניהול עסק. כל בעל עסק או בעל חברה צריך שתהיה לו אסטרגיה שתוביל את התנהלות העסק ועל פיה הוא יחליט איך העסק יפעל. את התוכנית העיסקית ניתן לחלק לשלושה חלקים:
- מיפוי הענף בו העסק פועל – להכיר את המתחרים הישירים והעקיפים, לזהות את החוזקות, החולשות, האיומים וההזדמנויות (פי מודל SWAT) העומדים בפני העסק.
- קביעת אסטרטגיה לעסק – להגדיר לכל מחלקה ולכל צוות בעסק את המטרות והיעדים שלו, לתת להם את הכלים להצליח בעבודה וכמובן לוודא שיש תהליכי בקרה המוודאים כי העסק מתקדם בהתאם לתכנון שנקבע מראש.
- ניתוח פיננסי לעסק – כל בעל עסק חייב לדעת מהן ההכנסות וההוצאות הצפויות בחודש הנוכחי, בחודש הבא ובעוד חצי שנה. תכנון פיננסי לעתיד עוזר לנהל טוב יותר את העסק ומאפשר היערכות מתאימה במידת הצורך.
גמישות והתמודדות עם אתגרים
היכולת להגיב מהר לאתגרים ותקלות, להיות גמישים ולפתור בעיות בדרכים יצירתיות מאפשרות לבעל העסק לנהל אותו טוב יותר.
לדוגמא, אם בעל העסק לא מצליח לעקוב אחר ההזמנות שלו והוא מתקין מערכת לניהול הזמנות, מומלץ לווודא כי למערכת יש גיבוי במידה ותתעורר בעיה עם המחשב. הרי הוא לא היה רוצה להתקע בלי יכולת לגשת למידע שנמצא במערכת הזו.
יצירת איזון בין הכנסות ובין ההוצאות
השאיפה של כל בעל עסק היא תמיד להגדל את ההכנסות ולהקטין את ההוצאות. המטרה היא כמובן ליצור תמהיל בו העסק לא תלוי אך ורק במוצר אחד או בשירות אחד על מנת לייצר הכנסה מצד אחד ומצד שני לא להקטין הוצאות עד שאיכות המוצר או השירות יפגעו. לכן, בעל העסק חייב להיות "עם היד על הדופק" על מנת שיבין איפה הוא יכול לשנות את מבנה ההוצאות ולהגדיל את המכירות. איך עושים את זה? משפרים חוזים מול ספקים, מציעים שירותים או מוצרים משלימים ועוד.
