הטמעת מערכת CRM בארגון מצריכה לשנות בן רגע את תהליכי העבודה הרגילים, על פיהם נוהגים שנים רבות עובדי ומנהלי הארגון ולערוך את ההתאמות המחויבות למערכת ה-CRM. חשוב לזכור, שלא מדובר רק בכלי טכנולוגי משוכלל הפועל בכוחות עצמו אלא יש גם להתייחסלגורם האנושי – העובדים והמנהלים המשתמשים בו ולרתום אותם לנושא. זאת,על מנת להטמיע את המערכת בצורה קלה ומוצלחת ולהגדיל באופן משמעותי את יעילות השימוש בה.
הטמעת מערכת CRM בארגון בצורה קלה ויעילה
תהליך הטמעת מערכת CRM בארגון אינו דבר פשוט, מאחר ומדובר בשינוי מהותי של הרגלים ודפוסי עבודה, אולם ניתן בהחלט לבצע אותו בצורה קלה, מהירה ויעילה, באמצעות הקדשת זמן ומחשבה לתכנון קפדני מקדים, הדרכה יסודית של צוות העובדים והמנהלים בארגון ורתימתם להצלחת התהליך.
כחלק מכך, טרם ביצוע ההטמעה חשוב להבין בבירור מהן ציפיות הארגון מהמערכת ואילו השפעות צפויות להיות לה על הפעילות הארגונית בכללותה. כך, יש להגדיר באופן מדויק את המאפיינים של פעילות הארגון, הצרכים הספציפיים, תהליכי העבודה השונים, קהל הלקוחות וכדומה. זאת, על מנת להבין איך לנצל את המערכת בצורה הטובה, היעילה והמתאימה ביותר לטובת הארגון כולו. בנוסף, חשוב לגייס תמיכה רחבה של כלל העובדים והמנהלים בארגון, החדשים והוותיקים ובכך להגדיל בצורה ניכרת את סיכויי הצלחת התהליך וניצול המערכת בצורה מיטבית ויציבה לאורך שנים רבות.
כיצד לשלב את העובדים בתהליך הטמעת מערכת CRM?
אחד השלבים הקריטיים ביותר בתהליך הטמעת מערכת CRM בארגון קשור להדרכה יסודית ומקיפה של העובדים,כך שיידעו איך להשתמש בה באופן הטוב והיעיל ביותר. לשם כך, חשוב להסביר בצורה נפרדת לכל עובד או מחלקה בארגון אודות השימוש השוטף במערכת בחדישה והמתקדמת והיתרונות הרבים שיש בה לטובת הארגון כולו.
חלקם של המנהלים בהטמעת המערכת
למנהלי הארגון תפקיד מרכזי וחשוב בהצלחת התהליך, הן מבחינת השימוש היומיומי שלהם בפרטי המידע והנתונים המאוחסנים במערכתוהן לצורךהנגשתה לעובדים הכפופים להם. לכן, יש להתייעץ עם המנהלים לכל אורך הדרך, לעדכן אותם באופן שוטף ולהפוך אותם לשותפים משמעותיים בתהליך.
