עד לאחרונה, הביטוי ניהול מרחוק נחשב כביטוי גס אצל חלק ניכר מהמנהלים במשק הישראלי,
משפטים כמו "לעבוד מהבית זה פריבילגיה" או "אי אפשר לסמוך על עובדים מהבית" היו נשמעים כמעט בכל התנגדות למהלך שכזה.
כיום, בעקבות משבר הקורונה על סך כל חלקיו שאילץ ארגונים לחשיבה מחדש על איך לשמר את הפעילות העסקית של הארגון מצד אחד ומצד שני לשמור על בריאות העובדים ומשפחותיהם.
אין זה סוד, שחלק גדול מהארגונים "נתפס עם התחתונים למטה" בכל הנוגע לניהול העובדים מרחוק, ורק עכשיו ישנה התעוררות בנושא, דבר אשר מאלץ עסקים רבים לחשיבה מחדש על אופן ההתקשרות הפנים ארגוני והחוץ ארגוני אל מול ספקי משנה ובעיקר מול הלקוחות הקיימים והמתעניינים בשירותים / מוצרים שאותם חברות מספקות.
לכן מאמר זה יחולק ל-2 תתי כותרת עיקריים, טיפים להתקשרות הפנים ארגונית (ניהול העובדים), וטיפים להתקשרות החוץ ארגונית (בעיקר ניהול מערכי מכירה, שיווק ושירות).
טיפים לניהול עובדים מרחוק –
- שימוש נכון בכלים טכנולוגיים – על המנהלים בארגון, לבחון את כלל המערכות והכלים הטכנולוגיים בארגון ולהבין האם הכלים שנמצאים בארגון אכן מותאמים לעבודה מרחוק, לדוגמא האם ניתן להתחבר למערכת ה-CRM הארגונית מכל מחשב / בית
- הורדת חסמים פסיכולוגיים – על מנת לנהל נכון מרחוק, יש קודם כל להפסיק לחשוב על העובדים כעל כאלו שמנסים לתמרן את המערכת ולתת להם את מרווח התמרון הנכון עבור כל עובד בניהול הבית והמשפחה אל מול עמידה בדרישות העבודה וביעדים שנקבעו
- סנכרון התקשורת הפנים ארגוני – הרגלי העבודה של העובדים השתנו ברגע שהם עוברים לעבודה מהבית, דבר אשר בצורה טבעית משנה להם את כל לוחות הזמנים וצורות ההתקשרות עם שאר העובדים, לכן יש להגדיר מספר חוקי בסיס לשמירה על עבודה יעילה לדוגמא קביעת יום ושעה עבור שיחת וידאו חד שבועית של כלל העובדים בארגון או לחילופין שיחה יומית קבועה עם המנהל הישיר לעבור על המטלות היומיות
- פינת קפה וירטואלית – עודדו את הצוות ליצור קשר לא פורמלי אחד עם השני בכלל אמצעי התקשורת בתוך הארגון להתייעצויות ושיחות חולין
- עודדו מרחב עבודה מופרד מחיי המשפחה – כאשר עובדים מהבית, כל הסחת דעת יכולה לפגוע בפרודוקטיביות העבודה ולהיגרר למשך זמן ארוך מהמתוכנן מלכתחילה, לכן כדאי לעודד את העובדים למציאת הפינה השקטה בבית ולגרום לכך שיסבירו לשאר שוכני הבית שבזמן העבודה לא ניתן להפריע
- לא בושה להשתפר תוך כדי תנועה – כל נושא העבודה מרחוק, חדש לא רק לכם, אלא כמעט לכל העולם, לכן לא בושה ללמוד מטעויות ולהסיק מסקנות תוך כדי תנועה, היו פתוחים לרעיונות של העובדים בשטח ונסו למצוא ביחד איתם את הנוסחה הנכונה להצלחה
טיפים לניהול מרחוק של קשרי לקוחות, מתעניינים וספקים –
- הגדילו את צורות ההתקשרות עמכם – המעבר לעבודה מהבית יוצר מאין בלבול אצל הלקוחות הקיימים ואיך הם אמורים ליצור אתכם קשר אם אתם לא זמינים במשרד, לכן יש להגדיל את צורות ההתקשרות עמכם ולהרגילם לפנות אליכם בדרכים נוספות כמו באמצעות המייל, הוואטסאפ או באמצעות פתיחת קריאות שירות
- עדכנו במצב – אין דבר שלקוח שונא יותר, מאשר שהזיזו לו את הגבינה ולא עדכנו אותו על כך, לכן יש לוודא שכל הלקוחות הקיימים יודעים איך ליצור אתכם קשר בתקופה זו ולהסביר להם ששום דבר לא השתנה
- שמירה על קשר – עודדו את העובדים לשמירה על קשר עם הלקוחות שלכם ולעדכן אותם באופן קבוע על דברים חדשים שאתם מתכננים בחברה, כמו שאצלכם הדברים השתנו, סביר להניח שגם אצל לקוחותיכם חלק גדול מהדברים השתנו ולכן ייתכן וייווצרו הזדמנויות עסקיות חדשות
- בחינה מחדש של ערוצי השיווק שלכם – העולם השתנה תוך מספר חודשים, ומה שהיה רלוונטי עד היום ייתכן וכבר לא רלוונטי כיום, לכן יש צורך לבחון את כל ערוצי השיווק מחדש ולהתאימם למצב, כנ"ל גם לגבי התוכן השיווקי שלכם
- מוד עבודה – עודדו את העובדים שלכם להחליף את הפיג'מה לבגדי היום יום שלהם גם אם הם עובדים מהבית, דבר אשר יעזור להם לשמור על רצינות בעבודה
- שיחות וידאו – עודדו את אנשי המכירות שלכם ליצור שיחות וידאו עם המתעניינים, כיום שיחות וידאו נעשו דבר שבשגרה וחלק גדול מהמתעניינים מעוניינים להכיר את החברה / האדם שעומד מולם, אך במציאות של היום דבר כזה יותר מורכב מבעבר ולכן מומלץ לעודד את אנשי המכירות שלכם ליצור שיחות וידאו עם המתעניינים
- תיאום ציפיות – תאמו ציפיות עם הלקוח / מתעניין מבעוד מועד, עדכנו אותו במשך זמן השיחה, מי ישתתף בשיחה והאם הוא צריך להכין מראש מסמכים, כמובן שאת אותו הדבר עליכם לבצע גם כן
לסיום, אנו בחברת שלג פתרונות תוכנה, פיתחנו עבור לקוחותינו שלל כלים ומערכות אשר מסייעים ללקוחותינו לצלוח את המעבר לעבודה מרחוק החל ממערכת דיוור, חנות וירטואלית, ממשק וואטסאפ ייחודי ועד מנגנון לפתיחת קריאות שירות דיגיטליות באתר, והדבר החשוב ביותר הוא שאצלנו כל המערכות כמובן מסונכרנות למערכת ה-CRM שלנו שמשמשת תמיד אבל בעיקר בתקופה זו כחדר בקרה על כלל הפעילות של הארגון.
לפרטים נוספים על המערכות החדשות שלנו יש ללחוץ כאן או להשאיר פרטים ונחזור אלייכם
