אם יש משהו שכל ארגון מקצועי צריך זו מערכת לניהול קשרי לקוחות. אם יש משהו שכל מוסד אקדמי וארגון לימודי צריך זו מערכת לניהול קשרי לקוחות המותאמת אישית לצרכיו.
רוב המוסדות האקדמאיים והלימודיים כגון מכללות, אוניברסיטאות ובתי ספר מקצועיים למיניהם עובדים על אותה שיטה- הם מפרסמים, מקבלים לידים של תלמידים פוטנציאליים, חוזרים אליהם, עושים תהליך של מעקב אחר הפנייה שלהם עד שהם נרשמים במערכת ומתחילים את הלימודים.
לאחר מכן ניתן לבצע מעקב אחר תקופת הלימוד, התשלומים, אם יש דגשים חשובים, קורסים חדשים רלוונטיים וכמובן לשמור את הפרטים במערכת לשימוש עתידי או לבדיקה רלוונטית בהמשך.
מערכת לניהול לידים:
לאחר מסע פרסום ושיווק של המוסדות והארגונים השונים לרוב מגיע גל של פניות של אנשים המתעניינים בלימודים באותו המוסד. ברגע שנעשה שיווק נכון ופרסום מסיבי- תהיינה פניות רלוונטיות אך יש מי שצריך לקבל את הפניות, למיין אותן ולהפוך כמה שיותר לידים לתלמידים מן המניין. במקרים כאלה לא מספיק שנציג בשירות הלקוחות יקבל את השיחה יענה על השאלות ויקווה שעשה עבודת מכירה טובה, אלא חשוב להתנהל בצורה חכמה באמצעות מערכת לניהול לידים, לעדכן את כל פרטי הפונה בתוך המערכת כולל שאלות, מידע רלוונטי בכדי לדעת מתי ליצור איתו קשר בשנית, האם לתאם לו שיחת המשך ואם מדובר בתלמיד פוטנציאלי. כך או כל המידע שנשמר במערכת הינו ליד של אדם שפנה לקבל מידע ובקלות יכול להפוך להיות התלמיד הבא של בית הספר.
מעבר לתיעוד הפרטים של האדם שפונה לקבלת מידע על הלימודים לא פחות חשוב לתעד כיצד הגיע אל אותו מוסד, דרך איזה אפיק פרסום ואם פנה דרך הטלפון או המייל או השאיר פרטים באתר. כל אלה מסייעים לארגון לדעת באיזה אפיק שיווק עליו להמשיך להשקיע ומהו אפיק הפרסום שעובד הכי טוב.
מעקב אחר התלמידים הפוטנציאליים והקיימים:
ברגע שתלמיד פנה אל הארגון ופרטיו נשמרו ותועדו במערכת ניתן ,לאחר אישור כמובן לפנות אליו במייל או טלפונית בהודעות ולשלוח לו מסרונים ומיילים בצורה אוטומטית. כך הוא נשאר במאגר של הארגון אלא אם כן דרש אחרת וכמו כן ברגע שהוא תלמיד זוהי דרך מעולה להעביר את כל המידע החשוב ביותר כמו שיעורים שהתבטלו, כיתות שהוחלפו וכל מידע חשוב ורלוונטי שיש להעביר למסה גדולה של תלמידים בבת אחת.
סדר ותיאום:
ברגע שכל הנתונים נמצאים תחת אותה מערכת ומרוכזים תחת אותו ממשק כל אחד שיש לו השראה להיכנס למערכת- מכל אגף שהוא במוסד יוכל להוציא בקלות מידע אודות מערכת השעות, שיבוצים של תלמידים, ניהול הכיתות, לוח מבחנים אישורים מיוחדים וכל נתון נוסף שחשוב לאותו ארגון או מוסד ויש להכניסו ולפרטו במערכת.
גבייה ותשלומים:
ברגע שתלמיד משאיר את פרטיו הוא כאמור נכנס למערכת ונשמר שם. ואם הוא מחליט בסופו של יום להירשם ולהפוך לתלמיד- אין צורך לרשום אותו מחדש במערכת אחרת אלא במהירות ובקלות להעביר את המידע שנאגר אודותיו למחלקת החשבונות של הארגון ולבצע את הגבייה בהתאם וכמובן לעדכן במערכת לפעילות עתידית.
