המערכת כוללת מסך וובי למתעניינים והרשמה אשר מוטמעת בתוך אתר הלקוח ובנוסף מערכת BACK OFFICE לניהול הרשימות והמתעניינים מצד מקים הכנס, כאשר מערכת ה-BACK OFFICE מסונכרנת עם אתר הכנס, למען משיכת פרטים אשר מולאו מצד המתעניין לכרטיס הלקוח בתוכנה, למען ניהול פשוט ומהיר של כל מתעניין ונרשם לכנס בצורה קלה לתפעול.
מה כוללת מערכת לניהול כנסים ?
מצד מקים הכנס –
המערכת מבוססת על ממשק CRM חכם ונוח אשר מנהל את פעילויות החברה (עובד, כנסים, ימי עיון, קורסים) לפי מאפיינים והגדרות ייחודיות המאפשרות לאסוף, לנהל ולהציג את המידע באתר האינטרנט בצורה חכמה ונוחה והעברתם למערכת מקים הכנס.
- מסך אישי וגמיש עבור כל מתעניין בכנס או נרשמים הכולל בתוכו את הפרטים האישיים אשר מסונכרן עם אתר הכנס אשר גורם למשיכת הפרטים ישירות לכרטיס הנרשם והמתעניין
- מסך הסבר על הכנס, קהל היעד, תחומי העיסוק וכ'ו
- העברת מסמכים ישירות מהתוכנה לאתר הכנס
- ביצוע תשלום לבאי הכנס באמצעות מערכת סליקה ובאמצעות דף סליקה און-ליין
- יצירת הנחות לתשלום לבאי הכנס
- ניהול הוצאות הכנס
- מסך לניהול מיקום הכנס הכולל עיר, בתי מלון, אנשי קשר, טלפונים ועוד
- רישום המתעניין והרשומים בכנס –
– לפי מקום עבודה / עמותה
– לפי תחום עיסוק / מקצוע
– לפי רמת השכלה - הוספת הרשמה פרטנית באופן ידני או באופן אוטומטי באמצעות אתר הכנס לכל משתמש כגון סוג ארוחה, מיקום לינה, הסעות, פעילויות שנבחרו וכ'ו
- הדפסת מדבקות ותעודות השתתפות
- דיווח נוכחות במהלך הכנס
- מעקב סטטוס הגעה לכנס
- מסך כולל עבור כלל הרשומים לכנס
- שליחת תזכורות והודעות לגבי הכנס באמצעות המייל, הודעות SMS והודעות WHATSAPP ישירות מהמערכת לרשומים ומתעניינים ותיעודם במערכת
- ניהול כיתות, מתחמים וחדרים בכנס – הכולל הגדרת כמות משתתפים בכל מתחם או חדר,
- הגדרת נותני חסות לכל כנס
- יצירת דוחות מגוונים
מצד מערכת ההרשמה לכנס –
המערכת הינה מערכת ווב ותומכת מובייל, וניתן לחברה לכל אתר אינטרנט ולשלוח קישור אליה בכל אמצעי תקשורת התומך בשליחת הודעות.
מטרת המערכת היא הרשמה לכנס בצורה קלה ואינטואטיבית מצד אחד ומצד שני לספק לגולש מידע לגבי כנסים נוספים הקשורים לארגון.
- כניסה לממשק וובי על בסיס שם משתמש וסיסמא
- ממשק חיפוש כנסים לפי תחומי עניין, תאריכים וסטטוס הרשמה
- מסך צפייה בכנסים עתידיים
- מסך הרשמה נוח ואינטואטיבי
- מסך פרטי הגעה ומיקום הכנס